martes, 7 de diciembre de 2010
miércoles, 15 de septiembre de 2010
GLOSARIO
1. ACERVO DOCUMENTAL: El campo de aplicación del trabajo del GCR es el acervo documental que custodia el A.G.N. y la documentación de los archivos cobijados por la Ley 594 de 2000. Se trabajan los documentos pertenecientes al acervo del A.G.N. por una parte, y por otra al acervo documental de la nación en custodia de entidades territoriales.
2. ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA. Es el conjunto de tareas operacines, acciones y tramites, regladas por las normas de procedimiento y llevadas a cabo por una unidad administrativa (oficina) , que se materializa en tipos documentales y permiten desarrollar las funciones asignadas.
3. AGN. El Archivo General de la Nación es el órgano desconcentrado de la Secretaría de Gobernación, rector de la archivística nacional que debe custodiar, ordenar, describir y conservar los documentos que conforman su acervo, con el fin de facilitar y promover la consulta y aprovechamiento público
4. AGRUPACIONES DOCUMENTALES
Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa en ejercicio de sus funciones.
5. ARCHIVALIA.
como conjuntos de materiales de consulta de un archivo
6. ARCHIVISTICA: Esfera de la actividad de la sociedad que abarca aspectos de organización, conservación y utilización de documentos de archivo.
7. ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
8. Archivo Central: Es un conjunto de documentos organizados según las unidades académico-administrativas que los producen y
transfieren desde su Archivo de Gestión. Constituye la segunda fase del Sistema, en ella se resguardan por un tiempo prudencial los
documentos para su consulta semi –permanente.
9. Archivo de Gestión: Corresponde a los documentos producidos por una oficina durante su gestión administrativa y/ o académica, son
documentos activos, en circulación, resguardados y organizados por la oficina productora, constituyen la primera fase del Sistema de
Archivos
10. Archivo Histórico: Es la tercera fase del Sistema, allí los documentos, luego de su selección y valoración, se preservan para la
investigación, la extensión y la formación. Conservan su integridad, su orden de producción natural y de procedencia.
11. ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
12. BIBLIOTECA. El departamento Biblioteca y Difusión compren de a su vez un área de difusión, a cargo de las relaciones institucionales del AGN, el servicio a los usuarios, la edición y venta de las publicaciones que edita el organismo, actividades de extensión cultural, y la capacitación en materia archivística. La biblioteca es responsable de la custodia del material bibliográfico, y está integrada por unos 100.000 volúmenes.
13. BULA.
Una bula es un documento sellado con plomo sobre asuntos políticos o religiosos en cuyo caso, si está autentificada con el sello papal, recibe el nombre de bula papal o bula pontificia.
14. CATALOGO : Lista o inventario ordenada y clasificada de cualquier tipo de objetos.
15. CENTRO DOCUMENTAL: Es un sitio de enlace con archivos, bibliotecas, hemerotecas, fototecas e instituciones que resguardan manuscritos, mapas, fotografías y artículos disponibles en la Web.
16. CICLO VITAL. Las etapas del ciclo vital de los documentos se relacionan con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo que debe tener la institución en las distintas dependencias. Esta permanencia está definida por las Tablas de Retención Documental.
17. CONSERVACION DOCUMENTA. El término “conservación”, en el ámbito de los archivos y bibliotecas, hace referencia a todas aquellas medidas destinadas a proteger adecuadamente los documentos, con el fin
de prolongar su utilización en condiciones óptimas durante el mayor tiempo posible.
18. CONSULTA DOCUMENTAL. Todas las consultas deben tener una respuesta escrita en un tiempo no mayor de 10 días hábiles (por regulación legal). Si por algún
motivo la respuesta a la consulta debe sobrepasar este límite, se emite una explicación igualmente escrita al solicitante. Las copias se
entregarán en el menor tiempo posible, preferiblemente 3 días.2. La reproducción de documentos solicitada por consulta administrativa interna será gratuita. Si la documentación a consultar excede 200
folios la consulta debe realizarse en la respectiva Unidad de Archivo o Secretaría de Sede.
3. La reproducción para personas o entes externos tendrá el costo que determine la Rectoría mediante Resolución.
4. La disponibilidad de la documentación, tanto para la reproducción, como para la consulta dependerá de que los documentos requeridos no
se encuentren en procesos técnicos de archivo.
5. La reproducción de los documentos también dependerá del estado de conservación en que los mismos se encuentren y del mecanismo a
utilizar para ello, esto en aras de la preservación.
6. La consulta se realizará en la misma oficina productora o en sala de la Unidad de Archivo de Sede, solo excepcionalmente se permitirá el
préstamo de expedientes.
7. El acceso a los documentos es libre salvo cuando estos estén bajo reserva legal o constitucional y cuando se comprometa con su
divulgación derechos fundamentales de las personas.
8. Toda consulta y préstamo documental debe ser registrado.
19. CUSTODIAR . cuidar todos los documentos de la nación. El AGN de reunir, seleccionar, organizar, conservar, custodiar y difundir todos los documentos, expedientes y registro sen general que procedan de los archivos de las diversas oficinas públicas como privadas de interés histórico y cultural.
20. DATO . El dato es una representación simbólica (numérica, alfabética, algorítmica etc.), un atributo o una característica de una entidad. El dato no tiene valor semántico (sentido) en sí mismo, pero si recibe un tratamiento (procesamiento) apropiado, se puede utilizar en la realización de cálculos o toma de decisiones.
21. DIGITALIZACION. La digitalización de documentos es el mecanismo más sencillo, eficiente y rentable para almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de documentos, en forma de imágenes digitales. Las imágenes digitales se pueden almacenar en los discos internos de cualquier computadora personal, en arreglos de discos o sistemas de almacenamiento masivo, con respaldos en discos CD-R o DVD que garantizan su conservación en óptimas condiciones
22. .DIPLOMATICA. En los archivos diplomáticos se resguarda parte de la memoria documental de nuestros países. Nos muestran cómo fuimos y cómo nos hemos convertido en lo que somos. Más importante, nos
ayudan a llegar a ser lo que queremos ser.
• Los archivos son un poderoso aliado de nuestras democracias,
pues constituyen la materia prima para el acceso a la información,
la transparencia gubernamental y la rendición de cuentas. Ahí
radica la importancia de su correcta administración: cuidarlos y
preservarlos, ordenarlos, enriquecerlos, divulgarlos.
• Los archivos diplomáticos no son sólo para los historiadores y
académicos de otras especialidades. Son muchas veces pieza
central del trabajo cotidiano de las cancillerías, antecedente de la
negociación internacional o de las iniciativas de política exterior del
día a día.
23. DOCUMENTO . información registrada cualquiera que sea su forma o el medio utilizado. En ente rige toda la normatividad archivística en Colombia ¨AGN¨ .
24. DOCUMENTO ACTIVO. Todos aquellos documentos con valores primarios pertenecen al archivo de gestión y por lo tanto son documentos activos, aquellos que son frecuentemente consultados.
25. DOCUMENTO BORRADOR. Es un documento provisional preparatorio previo al ejemplara original, el cual se puede modificar.
26. DOCUMENTO COPIA. Es el ejemplar de un documento que contiene el texto de original, pero que no ha sido producto para cumplir el objeto por el cual se creo, y por lo tanto omite requisitos del original o lleva la advertencia de copia.
27. DOCUMENTO DE ARCHIVO. un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal.
28. DOCUMENTO DISPOSITIVO. Son aquellos en que la autoridad asienta su voluntad con intensión de ser obedecida.
29. DOCUMENTO FACILITATIVO. Son los que sirven a los funcionarios de apoyo administrativo de una entidad o persona siendo tales funciones en gran parte idénticas en todas las entidades.
30. DOCUMENTO INACTIVO. Son aquellos documentos que ya no cumplen ninguna función actualmente, ya entran a hacer secundarios, de tipo histórico, cultural. Ya no tiene vigencia.
31. DOCUMENTO MINUTA. Es un boceto esquema o enumeración de asuntos que habrán de volcarse al documento original, no se pueden modificar.
32. DOCUMENTO ORIGINAL. Es aquel ejemplar de un documento cuyo objeto presenta todos los requisitos que lo habilitan para cumplir el objeto al que esta destinado.
33. DOCUMENTO SEMIACTIVO. Son aquellos documentos que a pesar de no ser activos, tienen todavía vida, tienen vigencia. Por lo tanto siguen siendo de valor primario.
34. DOCUMENTO SUSTANTIVO. Son los que se producen por la actividad especifica de cada institución. Ej. En una entidad educativa el plan de estudio, en un hospital la historia clínica etc.
35. DOCUMENTO VITAL. Los Documentos Vitales son aquellos que poseen un valor crítico para su Empresa, y son únicos e irremplazables, por lo tanto requieren de un cuidado especial a la hora de ser almacenados y preservados. Estos Documentos Vitales poseen un valor intrínseco histórico, legal, intelectual o económico.
37. EXPEDIENTE. Es el conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental tomada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente. Por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.
38. FACSIMIL. Un facsímil, también llamado facsímile, es una copia o reproducción muy precisa, casi perfecta, de un documento generalmente antiguo y de gran valor, como un libro, un manuscrito, un mapa o un dibujo a mano alzada.
39. FOLIACION. Acto de numerar los folios solo por su cara recta, operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental.
40. FOLIO. hoja
41. FOLIO RECTO. Primera cara de un folio, la que se enumera.
43. FOLIO VUELTO. Segunda cara de un folio, la cual no se enumera.
44. FONDO ACUMULADO. Cuando los documentos de archivo pierden este interés primario, las mismas personas que los produjeron los van acumulando en ocasiones sin ninguna técnica de organización ni de conservación documental, lo que en consecuencia genera lo que técnicamente se denomina fondos acumulados.
Dichos fondos que contienen información valiosa para la gestión administrativa y conocimiento de la historia institucional no pueden ser consultados por la acumulación de los documentos y la falta de instrumentos de descripción básicos como inventarios, lo que sin lugar a dudas genera ineficiencia en la administración, propician la corrupción administrativa y demora en la realización de investigaciones de tipo administrativo, disciplinario, civil y penal, entre otros.
45. FONDO DOCUMENTAL. Totalidad de la documentación producida y recibida por una institución
46. INFORMACION. La información está conformada por varios datos y así genera una información.
47. ISSAF – Information System Security Assessment Framework
POSTED BY S3CTR4CK ON OCTOBER - 23 - 2009
El Marco de Evaluación de Seguridad de Sistemas de Información es una metodología estructurada de análisis de seguridad en varios dominios y detalles específicos de test o pruebas para cada uno de estos. Su objetivo es proporcionar procedimientos muy detallados para el testing de sistemas de información que reflejan situaciones reales.
ISSAF es utilizado en su mayoría para cumplir con los requisitos de evaluación de las organizaciones y puede utilizarse además como referencia para nuevas implementaciones relacionadas con la seguridad de información.
48. ISAAR (CPF) Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos Relativos a Instituciones, Personas y Familias
Esta norma sirve de guía para elaborar registros de instituciones, personas o familias asociadas a la producción y a la gestión de archivos. Los registros de autoridad de archivo se utilizan para describir
a los productores dentro de un sistema de descripción archivístico,
como puntos de acceso para descripciones archivísticas y para
documentar las relaciones entre diferentes productores.
49. ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción Archivística
La finalidad de la norma es Identificar y explicar el contexto y contenido de los documentos de archivo con el fin de hacerlos accesibles. Esto se
consigue con la elaboración de representaciones precisas y adecuadas. Los procesos descriptivos permiten establecer los controles intelectuales
necesarios para que las descripciones sean fiables, auténticas, significativas, accesibles y se mantengan a través del tiempo.
50. LEGAJO. documentos e información variada reunida en torno a una persona o asunto. Partiendo de que es un conjunto de diversos documentos con diferentes tipos de papel, formatos y técnicas con una organización de agrupación de la A-Z. La conservación de estos es empastada en forma de libro, mediante costuras a nervios hundidos o en relieve, para evitar cambios se procede al amarre de pitas o cuerdas.
51. LEY GENERAL DE ARCHIVOS. LYE 594 DE 200 por medio la cual se dicta la ley general de archivos, y se dictan otras disposiciones, objeto, ámbito de aplicación, definiciones fundamentales, y principios generales.
52. LIBRO. Con base en cuadernillos cosidos mediante diferentes técnicas y materiales debido a esta estructura que toma el libro por su pasta dura o blanda, lomo hueco o adherido al mismo, costuras sobre cintas o tiras se toma en cuenta la conservación del documento.
53. MARBETE. Trozo de papel, cartón u otro material parecido que se pega a un objeto y sirve para indicar la marca, el contenido, las cualidades o el precio de este.
54. .MICROFILMACION. Microfilme Si bien sabemos que la eficacia de sus técnicas y características lo garantizan como el registro legal más aceptable dando así un distanciamiento a los documentos originales. Hemos notado que para el manejo de este medio el material encuadernado se expone gravemente a una abertura excesiva, esta implica someter los empastes a presiones que generen deterioros estructurales y para ciertos casos la des encuadernación total del volumen para esto es necesario aplicar ciertas recomendaciones.
Desarrollar directrices, lineamientos, políticas, parámetros, normas y estándares a seguir para la automatización, digitalización y microfilmación segura de los archivos administrativos y patrimoniales del país en todos los formatos y soportes en los que se registren y archiven documentos, tanto en el AGN como en los acervos documentales cubiertos por el SNA. Formular, diseñar, presentar y mantener el plan institucional de microfilmación y digitalización de colecciones existentes en el AGN o fuera de él, de interés patrimonial y asegurando los procesos archivísticos previos con los grupos de la División de Descripción y Clasificación
56. PAGINA. Lo escrito o impreso en una cara.
57. PAGINACION. Acción de numerar paginas.
58. PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.
59. PIEZA DOCUMENTAL. Es la unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser para ser considerada documento acta, oficio, informe.
60. PLAZO PRECAUSIONAL.
61. Préstamo Documental: Salida temporal de documentos para consulta de oficinas de la Universidad o de entes externos facultados para solicitar los expedientes.
62. Principio de orden original.- Establece que en una Organización Documental no se debe modificar la organización transferida a un fondo, por una unidad productora en el nivel de archivo correspondiente.
64. REGISTRO.Registro de consultas: Es la inclusión en un listado de cada una de las solicitudes de información recibidas por la Unidad de Archivo de Sede.
65. Registro de préstamos: Es la inclusión en un listado de cada salida temporal documentos de los Archivos de Gestión y Archivo Central
para responder a solicitudes de información de oficinas de la entidad o de entes externos legalmente facultados para solicitar expedientes. Se encuentren en procesos técnicos de archivo.
66. REPROGRAFIA. Conjunto de técnicas como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permite copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel.
68. SOPORTE DOCUMENTAL. Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
70. TIEMPO DE VIGENCIA. (5 casos). Es el momento central de la vida de un documento.
• Vence el plazo explícitamente en el documento ej: contrato laboral.
• Se produce un nuevo documento que anule o modifique el documento.
• Desaparece el objeto físico que le da razón de ser al documento.
• Cuando el destinatario toma conocimiento de su contenido.
• Se establece convencionalmente.
71. TIPO DOCUMENTAL. Es el carácter o atributo que se origina en la actividad administrativa a la que sirve el documento.
73. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL. Según el Acuerdo No. 027 de 2006 del AGN, “Transferencia documental es la remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de este al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes”. Se conoce como transferencia primaria la que se hace entre el archivo de gestión y el archivo central. Se denomina transferencia secundaria la que se lleva a cabo entre el archivo central y el archivo histórico.
74. TRD, TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
75. TVD TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL. La Tabla de Valoración Documental es el listado de las series documentales que corresponde a fondos acumulados, concerniente a documentación existente de épocas anteriores a la estructura funcional vigente. En el caso de la PGN, aplica
para las estructuras funcionales anteriores al año 2000
76. UNIDADES DE CONSERVACIÓN EN ARCHIVOS DOCUMENTALES. Dentro de la conservación de los documentos sean folios o expedientes aunque se encuentren agrupados con ganchos o costuras la archivística se define como unidad de conservación en base a cualquier archivo estas unidades son: Paquetes, legajos, libros, cajas , cartón.
77. UNIDAD DOCUEMNTAL. Es la unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. esta puede ser simple, cuando esta constituida por un solo documento o compleja cuando se constituyen varios, formando un expediente.
2. ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA. Es el conjunto de tareas operacines, acciones y tramites, regladas por las normas de procedimiento y llevadas a cabo por una unidad administrativa (oficina) , que se materializa en tipos documentales y permiten desarrollar las funciones asignadas.
3. AGN. El Archivo General de la Nación es el órgano desconcentrado de la Secretaría de Gobernación, rector de la archivística nacional que debe custodiar, ordenar, describir y conservar los documentos que conforman su acervo, con el fin de facilitar y promover la consulta y aprovechamiento público
4. AGRUPACIONES DOCUMENTALES
Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa en ejercicio de sus funciones.
5. ARCHIVALIA.
como conjuntos de materiales de consulta de un archivo
6. ARCHIVISTICA: Esfera de la actividad de la sociedad que abarca aspectos de organización, conservación y utilización de documentos de archivo.
7. ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
8. Archivo Central: Es un conjunto de documentos organizados según las unidades académico-administrativas que los producen y
transfieren desde su Archivo de Gestión. Constituye la segunda fase del Sistema, en ella se resguardan por un tiempo prudencial los
documentos para su consulta semi –permanente.
9. Archivo de Gestión: Corresponde a los documentos producidos por una oficina durante su gestión administrativa y/ o académica, son
documentos activos, en circulación, resguardados y organizados por la oficina productora, constituyen la primera fase del Sistema de
Archivos
10. Archivo Histórico: Es la tercera fase del Sistema, allí los documentos, luego de su selección y valoración, se preservan para la
investigación, la extensión y la formación. Conservan su integridad, su orden de producción natural y de procedencia.
11. ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
12. BIBLIOTECA. El departamento Biblioteca y Difusión compren de a su vez un área de difusión, a cargo de las relaciones institucionales del AGN, el servicio a los usuarios, la edición y venta de las publicaciones que edita el organismo, actividades de extensión cultural, y la capacitación en materia archivística. La biblioteca es responsable de la custodia del material bibliográfico, y está integrada por unos 100.000 volúmenes.
13. BULA.
Una bula es un documento sellado con plomo sobre asuntos políticos o religiosos en cuyo caso, si está autentificada con el sello papal, recibe el nombre de bula papal o bula pontificia.
14. CATALOGO : Lista o inventario ordenada y clasificada de cualquier tipo de objetos.
15. CENTRO DOCUMENTAL: Es un sitio de enlace con archivos, bibliotecas, hemerotecas, fototecas e instituciones que resguardan manuscritos, mapas, fotografías y artículos disponibles en la Web.
16. CICLO VITAL. Las etapas del ciclo vital de los documentos se relacionan con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo que debe tener la institución en las distintas dependencias. Esta permanencia está definida por las Tablas de Retención Documental.
17. CONSERVACION DOCUMENTA. El término “conservación”, en el ámbito de los archivos y bibliotecas, hace referencia a todas aquellas medidas destinadas a proteger adecuadamente los documentos, con el fin
de prolongar su utilización en condiciones óptimas durante el mayor tiempo posible.
18. CONSULTA DOCUMENTAL. Todas las consultas deben tener una respuesta escrita en un tiempo no mayor de 10 días hábiles (por regulación legal). Si por algún
motivo la respuesta a la consulta debe sobrepasar este límite, se emite una explicación igualmente escrita al solicitante. Las copias se
entregarán en el menor tiempo posible, preferiblemente 3 días.2. La reproducción de documentos solicitada por consulta administrativa interna será gratuita. Si la documentación a consultar excede 200
folios la consulta debe realizarse en la respectiva Unidad de Archivo o Secretaría de Sede.
3. La reproducción para personas o entes externos tendrá el costo que determine la Rectoría mediante Resolución.
4. La disponibilidad de la documentación, tanto para la reproducción, como para la consulta dependerá de que los documentos requeridos no
se encuentren en procesos técnicos de archivo.
5. La reproducción de los documentos también dependerá del estado de conservación en que los mismos se encuentren y del mecanismo a
utilizar para ello, esto en aras de la preservación.
6. La consulta se realizará en la misma oficina productora o en sala de la Unidad de Archivo de Sede, solo excepcionalmente se permitirá el
préstamo de expedientes.
7. El acceso a los documentos es libre salvo cuando estos estén bajo reserva legal o constitucional y cuando se comprometa con su
divulgación derechos fundamentales de las personas.
8. Toda consulta y préstamo documental debe ser registrado.
19. CUSTODIAR . cuidar todos los documentos de la nación. El AGN de reunir, seleccionar, organizar, conservar, custodiar y difundir todos los documentos, expedientes y registro sen general que procedan de los archivos de las diversas oficinas públicas como privadas de interés histórico y cultural.
20. DATO . El dato es una representación simbólica (numérica, alfabética, algorítmica etc.), un atributo o una característica de una entidad. El dato no tiene valor semántico (sentido) en sí mismo, pero si recibe un tratamiento (procesamiento) apropiado, se puede utilizar en la realización de cálculos o toma de decisiones.
21. DIGITALIZACION. La digitalización de documentos es el mecanismo más sencillo, eficiente y rentable para almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de documentos, en forma de imágenes digitales. Las imágenes digitales se pueden almacenar en los discos internos de cualquier computadora personal, en arreglos de discos o sistemas de almacenamiento masivo, con respaldos en discos CD-R o DVD que garantizan su conservación en óptimas condiciones
22. .DIPLOMATICA. En los archivos diplomáticos se resguarda parte de la memoria documental de nuestros países. Nos muestran cómo fuimos y cómo nos hemos convertido en lo que somos. Más importante, nos
ayudan a llegar a ser lo que queremos ser.
• Los archivos son un poderoso aliado de nuestras democracias,
pues constituyen la materia prima para el acceso a la información,
la transparencia gubernamental y la rendición de cuentas. Ahí
radica la importancia de su correcta administración: cuidarlos y
preservarlos, ordenarlos, enriquecerlos, divulgarlos.
• Los archivos diplomáticos no son sólo para los historiadores y
académicos de otras especialidades. Son muchas veces pieza
central del trabajo cotidiano de las cancillerías, antecedente de la
negociación internacional o de las iniciativas de política exterior del
día a día.
23. DOCUMENTO . información registrada cualquiera que sea su forma o el medio utilizado. En ente rige toda la normatividad archivística en Colombia ¨AGN¨ .
24. DOCUMENTO ACTIVO. Todos aquellos documentos con valores primarios pertenecen al archivo de gestión y por lo tanto son documentos activos, aquellos que son frecuentemente consultados.
25. DOCUMENTO BORRADOR. Es un documento provisional preparatorio previo al ejemplara original, el cual se puede modificar.
26. DOCUMENTO COPIA. Es el ejemplar de un documento que contiene el texto de original, pero que no ha sido producto para cumplir el objeto por el cual se creo, y por lo tanto omite requisitos del original o lleva la advertencia de copia.
27. DOCUMENTO DE ARCHIVO. un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal.
28. DOCUMENTO DISPOSITIVO. Son aquellos en que la autoridad asienta su voluntad con intensión de ser obedecida.
29. DOCUMENTO FACILITATIVO. Son los que sirven a los funcionarios de apoyo administrativo de una entidad o persona siendo tales funciones en gran parte idénticas en todas las entidades.
30. DOCUMENTO INACTIVO. Son aquellos documentos que ya no cumplen ninguna función actualmente, ya entran a hacer secundarios, de tipo histórico, cultural. Ya no tiene vigencia.
31. DOCUMENTO MINUTA. Es un boceto esquema o enumeración de asuntos que habrán de volcarse al documento original, no se pueden modificar.
32. DOCUMENTO ORIGINAL. Es aquel ejemplar de un documento cuyo objeto presenta todos los requisitos que lo habilitan para cumplir el objeto al que esta destinado.
33. DOCUMENTO SEMIACTIVO. Son aquellos documentos que a pesar de no ser activos, tienen todavía vida, tienen vigencia. Por lo tanto siguen siendo de valor primario.
34. DOCUMENTO SUSTANTIVO. Son los que se producen por la actividad especifica de cada institución. Ej. En una entidad educativa el plan de estudio, en un hospital la historia clínica etc.
35. DOCUMENTO VITAL. Los Documentos Vitales son aquellos que poseen un valor crítico para su Empresa, y son únicos e irremplazables, por lo tanto requieren de un cuidado especial a la hora de ser almacenados y preservados. Estos Documentos Vitales poseen un valor intrínseco histórico, legal, intelectual o económico.
37. EXPEDIENTE. Es el conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental tomada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente. Por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.
38. FACSIMIL. Un facsímil, también llamado facsímile, es una copia o reproducción muy precisa, casi perfecta, de un documento generalmente antiguo y de gran valor, como un libro, un manuscrito, un mapa o un dibujo a mano alzada.
39. FOLIACION. Acto de numerar los folios solo por su cara recta, operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental.
40. FOLIO. hoja
41. FOLIO RECTO. Primera cara de un folio, la que se enumera.
43. FOLIO VUELTO. Segunda cara de un folio, la cual no se enumera.
44. FONDO ACUMULADO. Cuando los documentos de archivo pierden este interés primario, las mismas personas que los produjeron los van acumulando en ocasiones sin ninguna técnica de organización ni de conservación documental, lo que en consecuencia genera lo que técnicamente se denomina fondos acumulados.
Dichos fondos que contienen información valiosa para la gestión administrativa y conocimiento de la historia institucional no pueden ser consultados por la acumulación de los documentos y la falta de instrumentos de descripción básicos como inventarios, lo que sin lugar a dudas genera ineficiencia en la administración, propician la corrupción administrativa y demora en la realización de investigaciones de tipo administrativo, disciplinario, civil y penal, entre otros.
45. FONDO DOCUMENTAL. Totalidad de la documentación producida y recibida por una institución
46. INFORMACION. La información está conformada por varios datos y así genera una información.
47. ISSAF – Information System Security Assessment Framework
POSTED BY S3CTR4CK ON OCTOBER - 23 - 2009
El Marco de Evaluación de Seguridad de Sistemas de Información es una metodología estructurada de análisis de seguridad en varios dominios y detalles específicos de test o pruebas para cada uno de estos. Su objetivo es proporcionar procedimientos muy detallados para el testing de sistemas de información que reflejan situaciones reales.
ISSAF es utilizado en su mayoría para cumplir con los requisitos de evaluación de las organizaciones y puede utilizarse además como referencia para nuevas implementaciones relacionadas con la seguridad de información.
48. ISAAR (CPF) Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos Relativos a Instituciones, Personas y Familias
Esta norma sirve de guía para elaborar registros de instituciones, personas o familias asociadas a la producción y a la gestión de archivos. Los registros de autoridad de archivo se utilizan para describir
a los productores dentro de un sistema de descripción archivístico,
como puntos de acceso para descripciones archivísticas y para
documentar las relaciones entre diferentes productores.
49. ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción Archivística
La finalidad de la norma es Identificar y explicar el contexto y contenido de los documentos de archivo con el fin de hacerlos accesibles. Esto se
consigue con la elaboración de representaciones precisas y adecuadas. Los procesos descriptivos permiten establecer los controles intelectuales
necesarios para que las descripciones sean fiables, auténticas, significativas, accesibles y se mantengan a través del tiempo.
50. LEGAJO. documentos e información variada reunida en torno a una persona o asunto. Partiendo de que es un conjunto de diversos documentos con diferentes tipos de papel, formatos y técnicas con una organización de agrupación de la A-Z. La conservación de estos es empastada en forma de libro, mediante costuras a nervios hundidos o en relieve, para evitar cambios se procede al amarre de pitas o cuerdas.
51. LEY GENERAL DE ARCHIVOS. LYE 594 DE 200 por medio la cual se dicta la ley general de archivos, y se dictan otras disposiciones, objeto, ámbito de aplicación, definiciones fundamentales, y principios generales.
52. LIBRO. Con base en cuadernillos cosidos mediante diferentes técnicas y materiales debido a esta estructura que toma el libro por su pasta dura o blanda, lomo hueco o adherido al mismo, costuras sobre cintas o tiras se toma en cuenta la conservación del documento.
53. MARBETE. Trozo de papel, cartón u otro material parecido que se pega a un objeto y sirve para indicar la marca, el contenido, las cualidades o el precio de este.
54. .MICROFILMACION. Microfilme Si bien sabemos que la eficacia de sus técnicas y características lo garantizan como el registro legal más aceptable dando así un distanciamiento a los documentos originales. Hemos notado que para el manejo de este medio el material encuadernado se expone gravemente a una abertura excesiva, esta implica someter los empastes a presiones que generen deterioros estructurales y para ciertos casos la des encuadernación total del volumen para esto es necesario aplicar ciertas recomendaciones.
Desarrollar directrices, lineamientos, políticas, parámetros, normas y estándares a seguir para la automatización, digitalización y microfilmación segura de los archivos administrativos y patrimoniales del país en todos los formatos y soportes en los que se registren y archiven documentos, tanto en el AGN como en los acervos documentales cubiertos por el SNA. Formular, diseñar, presentar y mantener el plan institucional de microfilmación y digitalización de colecciones existentes en el AGN o fuera de él, de interés patrimonial y asegurando los procesos archivísticos previos con los grupos de la División de Descripción y Clasificación
56. PAGINA. Lo escrito o impreso en una cara.
57. PAGINACION. Acción de numerar paginas.
58. PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.
59. PIEZA DOCUMENTAL. Es la unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser para ser considerada documento acta, oficio, informe.
60. PLAZO PRECAUSIONAL.
61. Préstamo Documental: Salida temporal de documentos para consulta de oficinas de la Universidad o de entes externos facultados para solicitar los expedientes.
62. Principio de orden original.- Establece que en una Organización Documental no se debe modificar la organización transferida a un fondo, por una unidad productora en el nivel de archivo correspondiente.
64. REGISTRO.Registro de consultas: Es la inclusión en un listado de cada una de las solicitudes de información recibidas por la Unidad de Archivo de Sede.
65. Registro de préstamos: Es la inclusión en un listado de cada salida temporal documentos de los Archivos de Gestión y Archivo Central
para responder a solicitudes de información de oficinas de la entidad o de entes externos legalmente facultados para solicitar expedientes. Se encuentren en procesos técnicos de archivo.
66. REPROGRAFIA. Conjunto de técnicas como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permite copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel.
68. SOPORTE DOCUMENTAL. Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
70. TIEMPO DE VIGENCIA. (5 casos). Es el momento central de la vida de un documento.
• Vence el plazo explícitamente en el documento ej: contrato laboral.
• Se produce un nuevo documento que anule o modifique el documento.
• Desaparece el objeto físico que le da razón de ser al documento.
• Cuando el destinatario toma conocimiento de su contenido.
• Se establece convencionalmente.
71. TIPO DOCUMENTAL. Es el carácter o atributo que se origina en la actividad administrativa a la que sirve el documento.
73. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL. Según el Acuerdo No. 027 de 2006 del AGN, “Transferencia documental es la remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de este al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes”. Se conoce como transferencia primaria la que se hace entre el archivo de gestión y el archivo central. Se denomina transferencia secundaria la que se lleva a cabo entre el archivo central y el archivo histórico.
74. TRD, TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
75. TVD TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL. La Tabla de Valoración Documental es el listado de las series documentales que corresponde a fondos acumulados, concerniente a documentación existente de épocas anteriores a la estructura funcional vigente. En el caso de la PGN, aplica
para las estructuras funcionales anteriores al año 2000
76. UNIDADES DE CONSERVACIÓN EN ARCHIVOS DOCUMENTALES. Dentro de la conservación de los documentos sean folios o expedientes aunque se encuentren agrupados con ganchos o costuras la archivística se define como unidad de conservación en base a cualquier archivo estas unidades son: Paquetes, legajos, libros, cajas , cartón.
77. UNIDAD DOCUEMNTAL. Es la unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. esta puede ser simple, cuando esta constituida por un solo documento o compleja cuando se constituyen varios, formando un expediente.
miércoles, 18 de agosto de 2010
El Arte de la disciplina en la Contabilidad
Pretendo exponer la importancia del capital intelectual como archivo intagible que por su propia naturaleza tiene mayor facilidad para que convertirse en activo estratejico, por eso su intensidad en conocimeinto le otorga una serie de condiciones idoneas para convertirse escaso y valioso y dificilmente initable por terceros lo que facilita la generacion de utilidades la cual hace que las empresas en este aspecto enfoquen su objeto en realizar un segimiento del capital intelectual dentro de la organizacion, incurucionando en el mundo de la heuristica.
en consecuencia con este pensamiento me interesa impartirles el sentido que por causa de la contabilidad todos sus factores è experimentado de en mi vida con espectativas a trasender y expandir los conocimentos adquiriros en esta preparacion.
con esto espero creer en los campos administrativos y gerenciales, con grandes ambiciones a presente y futuro. en conclusiòn la contabilidad no es solo una obliacion legal, algo que debe llevasce por q ue no hay mas remedio, es interesante saber lo importante y lo util que puede llegar a ser no solo para la vida de una empresa sino para la vida de cada uno de nosotros y en nuestro diario vivir.
en consecuencia con este pensamiento me interesa impartirles el sentido que por causa de la contabilidad todos sus factores è experimentado de en mi vida con espectativas a trasender y expandir los conocimentos adquiriros en esta preparacion.
con esto espero creer en los campos administrativos y gerenciales, con grandes ambiciones a presente y futuro. en conclusiòn la contabilidad no es solo una obliacion legal, algo que debe llevasce por q ue no hay mas remedio, es interesante saber lo importante y lo util que puede llegar a ser no solo para la vida de una empresa sino para la vida de cada uno de nosotros y en nuestro diario vivir.
Relacion de archivo con la Contabilidad
decimos que un documento es la informacion registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
tabien con esto encontramos Documento de archivo: un texo que surge de una tramitacion, un soporte cualquira que sea producto de una actividad administrativa.
como por ejemplo hablar de una nomina, facturas, pagares, cheques, recibos de caja etc.
esto surge de una actividad administrativa en la que la contabilidad es el eje principal por la cual por estos medios se obtiene una informacion y asi mismo se hace un proceso de tramite en el cual cada uno de los ejemplos ya nombrados cumplen su funcion o objetivo.
cada uno de estos cumple funciones diferente por lo tanto en su organizacion en un archivo lleva un orden regular y de normatividad.
tabien con esto encontramos Documento de archivo: un texo que surge de una tramitacion, un soporte cualquira que sea producto de una actividad administrativa.
como por ejemplo hablar de una nomina, facturas, pagares, cheques, recibos de caja etc.
esto surge de una actividad administrativa en la que la contabilidad es el eje principal por la cual por estos medios se obtiene una informacion y asi mismo se hace un proceso de tramite en el cual cada uno de los ejemplos ya nombrados cumplen su funcion o objetivo.
cada uno de estos cumple funciones diferente por lo tanto en su organizacion en un archivo lleva un orden regular y de normatividad.
lunes, 2 de agosto de 2010
la contabilidad
la contabilidad es muy importante para el desarrollo de la economia de las empresas.
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